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Blog > Oktober 2009

SharePoint Conference 2009 Las Vegas Teil 8:Records Management Strategien in SharePoint 2010

Adam Hermanez stellte die neuen Funktionen bzgl. des Record Management vor. Das Records Management Funktionen profitieren sehr stark von der Basisinfrastruktur von SharePoint 2010 (z.B. Grosse Listen, verteilte Inhaltstypen usw.)

Veröffentlicht am 21.10.2009 13:44:27 von Reiner Ganser mit 0 Kommentar(en)

Einführung: Smart Records Management
- Integrierte Governance
  - Sehr ähnlich wie Collaboration
  - Arbeitet mit einer Vielzahl von SharePoint Objekten
- Bekannt und einfach zu nutzen
  - Richtige Entscheidung zwischen Funktionsreichtum und Benutzerfreiheiten
- Flexibilität
  - Anpassbar auf die Bedürfnisse des Unternehmens

Feature Set
- Recodization
  - In Place Records Management
  - Metadaten getrieben, hierarchische Dateiablage im Archiv
- eDiscovery und Hold
  - eDioscovery sucht allen SharePoint Inhalt
- Auditing und Reporting
- Retention und Expiration

Business Problem 1: Wie kann ich mich auf Rechtsstreitigkeiten und eDiscovery vorbereiten?
- Primärer Fokus sollte auf Front Preparation liegen
  - Korrekte Laufzeit Richtlinien festlegen
  - System so zu konfigurieren, um die entsprechenden Aktionen zu protkollieren (Auditing)

Demo:
- Hinweis: Alle Funktionen arbeiten nicht nur im Records Center, sondern auch in allen anderen Websites
- Informations Richtlinien kann für einen Inhaltstyp festgelegt werden:
  - Laufzait kann aktiviert werden: Erfordert einen sog. Retention Stage:
    - Ereignis definieren: Ablaufzeit
    - Aktion festlegen: Einige mehr als in MOSS 2007, unter anderem auch einen Workflow oder das Verschieben an eine andere Stelle ermöglicht
    - Weitere Stages können festgelegt werden
    - Dadurch läßt sich ein gesamter Lebenszyklus eines Elementes definieren
- Definieren eines Hold:
  - Zu finden in den Site Settings -> kann auch in Nicht-RM Websites genutzt werden
  - Suchkriterium festlagen -> auf welche Bibliothek soll sich dieser Hold beziehen; Suchbegriff festlegen -> Suchkriterium kann getestet werden
  - Lokaler Hold oder externer Hold setzen: Lokal -> Hold direkt auf Dokument setzen; Extern -> Kopieren des Dokumentes in eine andere Bibliothek kopieren und dort den Hold setzen
  - Dokumente, die einen Hold haben, werden entsprechend in der Bibliothek gekennzeichnet. In den Eigenschaften kann ein Report erzeugt werden (z.B. Wer hat bisher dieses Dokument angesehen) . Dieser kann in einer Bibliothek gespeichert werden (Excel Datei)

Verwalten E-Mail Discovery: Wie kann man mit E-Mails bzgl. des RM umgegangen werden? SharePoint 2010 bietet etliche Optionen innerhalb von Outlook;

Business Problem 2: Wie kann ich die wichtigsten Daten in meinem Unternehmen sichern?
- Demo:
  - Elemente, die einen Lock haben, können nicht editiert werden -> der Ribbon bietet nur die entsprechenden Aktionen an
  - Dokumente können auch manuell mit einem Lock versehe n werden -> können danach nicht mehr geändert werden
  - Auch Wiki Seiten können in die RM Strategie einbezogen werden (z.B. kann eine Wiki Seite als nur lesend deklariert werden)
  - Dokumente können nun eine eideutige Dokumenten ID haben. Um diesen zu nutzen, muss der Document ID Service auf Websitesammlungs-Ebene eingeschaltet werden
  - Records Library
    - Metadaten können zur Navigation genutzt werden. Diese kann mit Schlüssel Filtern kombiniert werden. Damit lassen sich auch sehr große Dokumentenbibliotheken übersichtlich gehalten und die Benutzer finden die entsprechenden Dokumente
    - Retentions können auf Basis einer Bibliothek bis auf Ordnerebene festgelegt werden. Für die Einordnung der Inhalte kann der sog. Content Organizer genutzt werden. Dieser wird gesteuert durch die Definition von entsprechenden Regeln -> Content Organizer ordnet abgelegte Dokumente entsprechend ein.
      - Metadaten der Inhaltstypen können genutzt werden
      - Es lassen sich mehrere Bedingungen definieren
      - Ablageort im Fileplan festelegen
      - Durch die Ablage im Fileplan wird auch die entsprechende Laufzeit Richtlinie vergeben
      - Im Gegensatz zum Records Center in MOSS 2007 können nun erheblich weitergehe nde Regeln definiert werden, wie die Dokumente abgelegt werden
    - Es läßt sich ein Report über den Fileplan bzw. Teile davon erstellen. Dieser wird als Excel Datei in einer auszuwählenden Report Bibliothek abgelegt. Somit läßt sich das Records Archiv überwachen (welche Ordner haben welche Laufzeit Richtlinien):
      - Laufzeit Richtlinien pro Ordner
      - Welche Ordner besitzen eine eigene Berechtigung

Wichtig: Es können mehrere Records Center angelegt werden und die Benutzerschnittstelle kann diese adressieren
Nutzen von Workflows für das RM

E-Mail Archivierung
- Exchange 2010 bietet Alternativen zu PST Dateien anhand von Online Archiven für E-Mails an
- Ermöglicht billigere Ablage für weniger aufgerufene Inhalte
- Richtlinien bestimmen den der E-Mail ins Archiv:

Business Problem 3: Wie kann ich die Compliance unternehmensweit umsetzen
- Schlüssel ist Inhaltstyp Synchronisierung und Compliance Coordination

Policies auf Blog Posts
- Es gibt einen speziellen Inhaltstyp für Blog Posts -> Durch Ändern der Richtlinie auf diesen Inhaltstyp und Synchronisation kann eine unternehemensweite Richtlinie für Blog Posts erstellt werden

Skalierung und verteilte Ablagen
- Um auf Hunderte Millionen von Records zu skalieren, müssen die Daten auf mehrere Datenbanken und Websitesammlungen aufgeteilt werden
- SharePoint 2010 enthält Funktionen, welche die zentrale Verwasltung dieser verteilten Daten:
  - Der sog. Content Organizer verteilt die Vorlagen überf verschiedene Sites.
  - Inhaltstypen sind über mehrere Websitesammlungen hinweg nutzbar.
  - Zentralisiertes eDiscovery sucht über Sites hinweg.
- FAST Suche stellt die einheitliche Sucherfahrung sicher

Fazit:

Records Management nutzt die erweiterten Funktionen des SharePoint 2010 Dokumentenmanagement
Es hat deutlich mehr und flexiblere Funktionen zu bieten, als MOSS 2007
Es kann auch eine sehr große Anzahl von Records verwaltet werden

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